performance management

              INTERNAL AUDIT FRAUD

  JUNIOR MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM (JMDP)

             BANK JATENG TAHUN 2016

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                       OBJECTIVES

• Memahami konsep Banking Fraud.

• Mengetahui faktor apa yang mendorong terjadinya fraud.

• Meningkatkan rasa memiliki bagi seluruh peserta terhadap Bank BPD.

• Meningkatkan sense of awareness peserta terhadap Bank BPD.

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                     Definisi - Fraud

• Penipuan, Kebohongan, Ketidakjujuran, kecurangan

• Suatu penyimpangan dan perbuatan melanggar hukum yang dilakukan dengan sengaja untuk tujuan tertentu misalnya menipu atau memberikan gambaran yang keliru.

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                           Faktor Pendorong Fraud

   G O N E

• G = Greed

• O = Opportunity

• N = Need

• E = Exposure

• G, N merupakan faktor yang berhubungan dengan individu/pelaku

• O, E merupakan faktor yang berhubungan dengan organisasi /korban kecurangan

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                 Faktor Individual

• Greed

Bersumber dari karakter, sifat, moral individual

• Need

Tingkat kebutuhan seseorang yang dapat menjadi pemicu/memotivasi munculnya karakter/sifat “Greed”

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                    Faktor Generik

• Opportunity

   Peluang/kesempatan yang biasanya muncul dari sistem pengendalian intern yang lemah

• Exposure

   Kemungkinan suatu tindakan kecurangan dapat segera diketahui dan berat ringannya sanksi yang akan diterima pelaku

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

          Cost of Fraud

• Direct Cost

• “Hidden” Cost

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                  Direct Cost

• Kerugian Finansial/materiil

• Biaya untuk mendapatkan pengembalian (Cost of Recovery Effort)

• Legal Fees

• Cost of Private Investigators

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                    “Hidden” Cost

• “BURIED” WRITE-OFFS (e.g. Credit losses, negative revenue, foreign exchange)

• Re-recruitment / training costs

• Publicity / reputation damage

• Advantage taken by competitors

• Regulatory sanction

• Retrofitting controls

• Ongoing constrains (new controls)

• Opportunity cost of time spent

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                     Fraud Today

• Melemahnya Nilai-nilai Etika Traditional

• Peningkatan White Collar Crime

• Ketidakmampuan Legal frame mengatasi white collar crime

• Pencegahan Fraud yang masih terbelakang

• Products

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

       Jenis – jenis Fraud

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                Jenis-Jenis Fraud

• Password sharing

• Memberikan pinjaman kepada non-existent customer (fiktif) atau mendapatkan “kick-back” untuk setiap pemberian persetujuan kredit

• Mengelapkan/memanipulasi simpanan nasabah atau tidak mencatat/membukukan setoran nasabah

• Memanipulasi rekening intern Bank (Rekening perantara)

• Penggunaan jaminan/agunan kredit yang tidak memiliki nilai (worthless collateral)

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                  Jenis-Jenis Fraud

• Pencurian: cash, bank properties

• Pemalsuan checks, bilyet deposito, buku tabungan, ATM

• Tandatangan palsu pada written instructions

• Telephone instruction yang dilakukan oleh orang lain.

• Pemalsuan Invoice

• Berkolusi dengan staff member

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                   Ciri-ciri Umum Pelaku Fraud

   Berdasarkan CFE Association Report :

• Men committed nearly three-fourts of the offenses.

• Losses caused by s were four times those caused by employees.

• Typical perpetrator was a college-educated white male.

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

               Bagaimana Mencegah Fraud

                 ?

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                    Developing Control Systems

           Pelaku akan selalu mencari dan memanfaatkan korban yang paling lemah .

                                  So

Jadi …yakinkan kita mengetahui dan melaksanakan semua kebijakan dan sistem prosedur yang ada

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

      Know Your Customer

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                Kenali Transaksi Nasabah ?

l Apakah ini “kop surat” yang biasa digunakan oleh nasabah ?

l Apakah bahasa dan format surat sama dengan yang biasa digunakan oleh nasabah?

l Apakah surat nasabah menyatakan “SEGERA” ?

l Apakah surat menyebutkan bahwa “Saya akan mengalami kerugian apabila surat perintah ini terlambat dilaksanakan”?

l Apakah transaksi tersebut seolah-olah nasabah ingin menarik seluruh saldonya?

l Adakah pembayaran kepada rekening pihak ketiga di Bank-bank LN seperti : Switzerland, Liechtenstein, Luxembourg ?

l Apakah nasabah memberikan kepada kita sesuatu/fasilitas yang tidak biasa ?

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

               Kenali Transaksi Nasabah ?

l Apakah pembawa surat perintah nasabah adalah orang yang tidak kita kenal sebelumnya ?

l Apakah surat perintah datang secara tiba-tiba tanpa diketahui siapa pembawa surat tersebut ?

l Apakah pemberi perintah melakukan konfirmasi langsung ?

l Apakah pemberi perintah memberikan nomor Handphone sebagai nomor yang harus dihubungi ?

l Apakah jumlah transaksi mencurigakan / tidak biasa dilakukan oleh nasabah sebelumnya ?

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

       Know Your Staff Member

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                          Profile Pelaku Fraud

l Berpendidikan

l Berpengalaman

l Sakit dengan biaya berobat yang sangat mahal

l Job Pressure

l Gaya hidup yang mahal

l Adanya perubahan gaya hidup dan tingkah laku

l Ketergantungan kepada obat-obatan

l Amoral

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                              Profile Pelaku Fraud

• Menjadi tokoh sentral dalam suatu fungsi di unit kerja

• Selalu dapat memecahkan permasalahan pekerjaan kantor

• Keberadaannya sangat dibutuhkan oleh unit kerja

• Tidak pernah mengambil cuti

• Memiliki masalah keuangan

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

              Amati Apa Yang Dimiliki Pegawai

l Permasalahan keuangan yang serius

l Perubahan kepribadian

l Kebiasaan berbelanja yang luar biasa (sangat konsumtif)

l Perilaku amoral yang mahal

l Arogan, sok dan/atau tertutup

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

        Hal-2 yg harus dipahami

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

            Kenali Tanda-tanda Peringatan :

MTidak ada pemisahan kewenangan MApakah pegawai terpecah dalam kelompok-2 ?

M “Mari hilangkan kontrol yang tidak perlu”

M Pelaksanaan cuti yang tidak sesuai dengan

            kebijakan perusahaan

M Passwords sharing

M Supervisi yang buruk

M Praktek job training yang buruk

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                      Dokumentasi

l Adanya dokumen yang hilang atau tidak diperlukan

l Perintah dalam dokumen yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk masing-masing jenis rekening

l Bank berani mengambil resiko sebelum semua dokumen dilengkapi oleh nasabah

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                          Apa Yang Harus Dilakukan ….?

l Amankan semua bukti-bukti

l Kumpulkan semua dokumen yang relevan

l Laporkan kasus kepada manajemen di unit kerja yang akan :

Ø Memutuskan siapa saja yang perlu diinformasikan mengenai kasus yang terjadi

Ø Menginformasikan kepada manajemen pengambil keputusan

Ø Perlu tidaknya bantuan hukum dari pihak internal/eksternal

l Lakukan langkah-langkah untuk menghentikan kerugian yang lebih besar a.l :

Ø tracing, freezing

Ø recovery - “melacak alur keluarnya uang”

Ø Memblokir rekening

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

              Apa Yang Harus Dilakukan ….?

l Perhatikan ada tidaknya jaminan dari aset yang hilang…

l Lapor kepada pihak berwajib/berwenang

l Lakukan wawancara terhadap pegawai yang terlibat

l Siapkan laporan

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

            UPAYA PENEKANAN TIMBULNYA KASUS

                                                                    ØGRADING PEGAWAI

ØPENGEMB. INDIVIDU ØPENILAIAN PRESTASI ØPENGHARGAAN ØJALUR KARIR ØREKRUITMEN

 MENCIPTAKAN IKLIM KERJA YANG KONDUSIF

 MENINGKATKAN MOTIVASI POSITIF

                                                                                  PEGAWAI

                                                                                 SISEM DAN PROSEDUR

                                                                     TEKNOLOGI INFORM.

                                                                     TINDAKAN ADMINIST.

                                            LAW ENFORCEMENT

                                                                     PELAPORAN PIDANA

29

                                Peran Serta Pegawai

• S I L A

     – Suspicious/Curious

         Tidak mudah/terlalu percaya

     – Inquisitive

 Peduli terhadap perubahan lingkungan sebagai salah satu pelaksanaan fungsi kontrol sosial

     – Logical

     – Analytical

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                 Meminimalkan Fraud

• Visi dan Misi perusahaan yang ditunjang oleh corporate culture dan corporate governance yang baik

• Peraturan Kepegawaian dan kode etik

• Struktur Organisasi dan Management Style

• Adanya Performance Appraisal and Reward System yang jelas

• Recruitment System

• Prudence

• System Procedure yang selalu diperbarui

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                  Peraturan/UU Terkait

• Internal

    – Code of Conduct (kode etik pegawai)

– Peraturan Disiplin Pegawai PT Bank BPD – Standard Operating Procedure

    – Surat Edaran

    – Nota Kewaspadaan

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                           Peraturan/UU Terkait

• Eksternal

    – UU No. 20 tahun 2001 tentang Pembaruan UU Korupsi No. 31

      tahun 1999

            “….. Perbuatan memperkaya diri sendiri atau orang lain atau

korporasi yang mengakibatkan adanya kerugian negara…dipidana penjara seumur hidup atau pidana penjara paling singkat 4 tahun dan paling lama 20 tahun dengan denda paling sedikit Rp. 200 juta dan paling banyak Rp. 1 Milyar” (pasal 2)

 “ Pengembalian kerugian negara atau perekonominan negara tidak menghapuskan dipidananya pelaku pidana …dst. “ (pasal 4)

    – KUH Pidana

    – UU Perbankan No. 10 tahun 1998

    – UU No. 15 Tahun 2002 tentang Tindak Pidana Pencucian Uang

    – Peraturan BI No 3/23/PBI/2001 tanggal 13 Desember 2001

      mengenai Know Your Customer

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                            Peyebab untuk front liner

• Itikad tidak baik / kesengajaan (moral hazard).

• Kelalaian (negligence) pegawai, tdk melakukan konfirmasi, salah menulis kode cabang, kurang koordinasi.

• Waskat (built-in control) dari supervisor kurang berfungsi, mis: tdk mengontrol dengan baik accountable form, pekerjaan bawahan tdk dikontrol, terlalu percaya dll.

• Kurang dipahaminya tehnik operasional perbankan yang paling mendasar (skill & knowledge yang tidak memadai).

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                            Peyebab untuk front liner

• Pengamanan password tidak memadai (masih terjadi sharing password), dititipkan, penggantian sering lupa & menganggap kurang penting atau menggampangkan.

• Over Services.

• Segregation of duties tdk berfungsi (perangkapan tugas).

• Kelemahan System & SOP yang inferior (kurang applicable).

• Training dan sosialisasi kurang memadai.

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                          Penyebab untuk back office

• Lemahnya kontrol / monitoring atasan (waskat tidak atau kurang berfungsi).

• Rekonsiliasi nota-nota dilaksanakan terlambat, Rekening Sementara tidak dikendalaikan.

• Prinsip dual control tidak berfungsi (Tidak ada verifikasi yang dilakukan pihak kedua).

• Kurangnya komunikasi antara cabang dgn cabang dan antara KP dgn cabang khususnya dalam transfer dan Jual beli Devu.

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                          Penyebab untuk back office

• Etikad tidak baik dari Pelaku (moral hazard).

• Kelalaian Pegawai (double bahkan triple transfer, salah posting).

• Prosedur kerja yang inferior / SOP kurang applicable

• Menggunakan password orang lain

• Memanfaatkan nota yang sudah ditandatangani pejabat yang seharusnya dimusnahkan (dirobek).

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                              Penyebab External

• Pengaruh sindikat yang profesional dapat memperdaya (dengan memberikan imbalan) petugas / pejabat-pejabat cabang termasuk beberapa kepala cabang.

• Penyelesaian kasus yang diserahkan kepihak berwajib kurang tuntas.

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                                                  Buku Tabungan tidak disimpan di ruang

                                                        khasanah

                                          Buku Tabungan tidak diadministrasikan

                                           dengan baik (termasuk yg dititipkan)

                                            Cetak header Buku Tabungan dapat

                                              dilakukan tanpa ijin Supervisor

   Tidak dilakukan konfirmasi atas penarikan antar cabang sesuai aturan.

                                             Built in control Lemah termasuk

                                                        system

                                             Itikad Tidak Baik (moral hazard)

                                           Memanfaatkan Kelemahan Atasan

                                          Pintar/menguasai sistem

                                          Kerjasama dengan pihak Luar

39

                                        Cash Opname sore hari tidak dilakukan

                                         Kontrol harian atas transaksi Payment

                                                   Point tidak jalan

                                         Supervisor tidak melakukan recek atas

                                           permintaan reversal/koreksi yang

                                                   dilakukan Teller.

                                          Waskat termasuk system Lemah

                                          Itikad tidak baik (moral hazard)

                                          Memanfaatkan kelemahan atasan

                                         Pintar/menguasai sistem

                                           Melakukan bisnis di luar

                                                    kantor

40

                                                                  Tidak melakukan konfirmasi kpd pemilik asli

                                            Rek. atau dilakukan tetapi salah alamat

                                            Permintaan transfer a/d facs/surat dilaksa-

                                              nakan tanpa konfirmasi (over service).

                                            Transfer dilakukan padahal dana belum

                                                        efektif tersedia

                                                Waskat termasuk system Lemah

                                          Transfer double, bahkan 3 kali, tidak dimonitor

                                              baik oleh penerima maupun pengirim

   Memanfaatkan kelemahan cabang, bahkan selalu dengan nada mendesak.

                                            Pintar/menguasai sistem, bahkan

                                              mengetahui lingkungan bank

41

 COS/CSR/Teller kurang teliti dalam pemeriksaan keabsahan warkat dan

                                   identitas nasabah pada aplikasi.

   Tidak melakukan konfirmasi kepada nasabah khususnya untuk

                                          jumlah yg besar

                                   Tidak meyakini lagi tanda tangan

    nasabah krn merasa sudah yakin/mengenal tanda tangan Nas.

 (tdk menggunakan ultra violet) Waskat termasuk system Lemah

                                  Memanfaatkan kelemahan cabang

                                    Pintar/menguasai sistem dan

                                          lingkungan bank

42

 COS/CSR/Teller kurang teliti dalam pemeriksaan keabsahan warkat dan

                                         identitas nasabah pada aplikasi.

 Tidak melakukan konfirmasi kepada nasabah khususnya untuk jumlah yg

                                                     besar

                                       Tidak meyakini lagi tanda tangan

    nasabah karena merasa sudah yakin/mengenal tanda tangan nasabah

                                                   tersebut.

 Pengawasan atasan lemah, wewenang Teller, Head Teller, CSO belum dibatasi.

                                        Itikad tidak baik (moral hazard)

                                      Memanfaatkan kelemahan cabang

                                     Pintar/menguasai sistem

43

                                                     KASUS TELLER

Dari hasil cash opname yang dilakukan Cabang Toba secara mendadak ditemukan adanya selisih jumlah uang sebesar Rp 5 juta dalam boks Teller A yang saat itu sedang tidak masuk kerja, dengan alasan ijin/ada keperluan keluarga.

Atas temuan tersebut kemudian Cabang menghubungi A dan meminta yang bersangkutan datang ke kantor untuk mengklarifikasi mengenai selisih kas tersebut.

Dari hasil klarifikasi, A mengakui bahwa uang tersebut dipergunakan untuk keperluan pribadi yang mendesak (untuk berobat) dan berjanji akan mengembalikan uang tersebut segera.

   Hal yang diminta :

-Lakukan analisa penyebab terjadinya kasus -Beri saran perbaikan internal kontrol

-Beri saran sanksi kpd pelaku dan pihak terkait lainnya -Usulkan beberapa alternatif untuk recovery kerugian

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                                                                                          44

                                         Kasus Kredit

• Dari hasil pemeriksaan internal auditor pada Cabang Y ditemukan adanya

1 debitur cash collateral a/n PT ALCO sebesar Rp. 10 milyar yang telah menunggak bunga selama 9 bulan dengan kolektibilitas “diragukan”. Total tunggakan bunga saat ini telah mencapai Rp.1,53 milyar dan pinjaman akan jatuh tempo 3 bulan mendatang.

• Dari hasil audit investigasi diketahui bahwa deposito yang dijadikan

    jaminan telah dicairkan sebelum jatuh tempo oleh debitur.

• Hal yang diminta :

– Lakukan analisa penyebab terjadinya kasus – Beri saran perbaikan internal kontrol

– Beri saran sanksi kepada pelaku dan pihak terkait lainnya – Usulkan beberapa alternatif untuk recovery kerugian

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                Kasus Deposito

• Seorang nasabah Cabang Mentari bernama X ingin mencairkan depositonya

sebesar Rp.100 juta, jangka waktu 1 bulan ARO (Automatic Rollover). Setelah diteliti oleh petugas CSO (Sdr. Y) diketahui bahwa deposito nasabah tidak tercatat dalam sistem . Atas temuan tsb, Sdr. Y melaporkan hal tersebut kepada Cabang (Sdr. Z) yang segera menindaklanjuti dengan menyampaikan kepada nasabah X bahwa depositonya tidak dapat dicairkan karena tidak tercatat dalam sistem. Sdr. Z berjanji akan meneliti kasus ini secepatnya dan jika hal tersebut merupakan kesalahan pihak Bank maka Bank akan mengganti semua kerugian nasabah.

• Dari hasil investigasi Tim Audit Khusus ditemukan bahwa deposito X telah dicairkan pada 2 bulan yang lalu secara sistem dan mengkredit rekening tabungan nasabah A yang ternyata fiktif. Saldo rekening A saat ini hanya sebesar Rp.10.876,45. Dari laporan Audit Trail kemudian teridentifikasi bahwa pembukaan rekening A dilakukan oleh user CSR B pada 3 bulan yang lalu, sementara transaksi penarikan tabungan A juga dilakukan oleh user Teller B yang sama.

• Juga ditemukan bahwa rekening A adalah rekening fiktif yang dibuka berdasarkan identitas palsu yang direkayasa oleh B.

• Hal yang diminta :

– Lakukan analisa penyebab terjadinya kasus – Beri saran perbaikan internal kontrol

– Beri saran sanksi kepada pelaku dan pihak terkait lainnya – Usulkan beberapa alternatif untuk recovery kerugian

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

       Thank You

       Keep Building Capabilities

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value

                                                             Head Office

                                                             Gd. Ariobimo Sentral Lt. 5

Jl. HR Rasuna Said Kav. X-2 No.5 Kuningan, Jakarta Selatan 12950

                                                             Branch Office

Hampton’s Park Tower B/15B-C Jl Tarogong Raya

                                                             Pondok Indah, Jakarta Selatan

Phone/Fax : (62-21) 529 19345/522 6150 Phone/Fax : (62-21) 759-23563

                                                             www.bangunkapasitas.co.id

Property Right PT. Bangun Kapasitas | We Inspire...We Delivered Value